1. Jakie elementy powinna zawierać faktura, rachunek podlegający refundacji lub opłaceniu przez Fundację
Rachunki i faktury podlegające refundacji lub do opłacenia bezpośrednio u wystawcy/kontrahenta muszą być:
a. Wystawione na dane Podopiecznego (imię, nazwisko, adres).
b. Bez żadnych skreśleń i poprawek na pierwszej stronie.
c. Przesłane przez panel Potrzebującego („Twoje Konto”) i muszą zawierać:
- kwotę do opłacenia/refundacji,
- opis czego dotyczy wydatek i jaki ma związek z sytuacją Podopiecznego,
- informację czy dokument ma podlegać refundacji czy opłaceniu.
Pamiętaj! Fundacja może pokryć wydatki za zakupy i usługi dla Podopiecznego, a nie dla innych członków rodziny.
2. Refundacja/zwrot kosztów poniesionych przez Podopiecznego
Aby można było rozpocząć proces Refundacji, najpierw musi nastąpić zakup w formie gotówkowej lub bezgotówkowej (karta, przelew) przez Podopiecznego lub Opiekuna. W takiej sytuacji:
- Podopieczny/Opiekun zobowiązany jest do posiadania faktury lub innego rodzaju rachunku wystawionego zgodnie z zasadami z punktu 1. Po przesłaniu do nas dokumentu i jego rozpatrzeniu, pieniądze przelewane są na konto Podopiecznego lub Opiekuna,
- refundacji podlegają faktury/rachunki wystawione od dnia zawarcia Porozumienia z Podopiecznym,
- w przypadku braku informacji na fakturze, która potwierdza, że faktura została opłacona (np.: zapłacono: kartą, gotówką) należy dostarczyć dokument potwierdzający poniesiony wydatek, np. wydruk z konta.
3. Zapłata przez Fundację
W sytuacji, kiedy Podopieczny/Opiekun nie dysponuje środkami własnymi, aby pokryć koszty zakupu może przekazać Fundacji fakturę pro forma lub kosztorys, na podstawie których środki zostaną przekazane przez Fundację bezpośrednio na konto wystawcy dokumentu. Dokument musi zawierać dane Potrzebującego, informację za co będzie wykonana płatność i poprawne dane bankowe, umożliwiające wykonanie przelewu.
Po dokonaniu zakupu Podopieczny/Opiekun jest zobowiązany wysłać Fundacji fakturę w ciągu 30 dni roboczych od daty jej wystawienia, potwierdzającą zrealizowanie zakupu.
Faktura musi zawierać wszystkie elementy, o których mowa w pkt. 1. dokumentu.
BRAK DOSTARCZENIA FAKTUR MOŻE SKUTKOWAĆ WSTRZYMANIEM KOLEJNYCH PRZELEWÓW I REFUNDACJI DO MOMENTU WYJAŚNIANIA SPRAWY.
4. Ze środków można korzystać od momentu pojawiania się dodatniego salda, które umożliwi pokrycie wydatku.
Więcej szczegółowych informacji można znaleźć w regulaminie pomocy społecznej.
W przypadku pytań jesteśmy do Twojej dyspozycji,
Zespół Fundacji Siepomaga.